Hinweisgeberschutzgesetz

Leitfaden zum Verfahren für Whistleblower im beruflichen Kontext gemäß der Whistleblower-Richtlinie 2019/1937/EU und den entsprechenden nationalen Vorschriften.

 

Präambel

Ziel dieses Leitfadens ist es, potenzielle Hinweisgeber*innen darüber zu informieren, welche Möglichkeiten es bei der VITA 34 AG (im Folgenden: „VITA 34“) gibt, Verstöße im beruflichen Kontext zu melden und einen angemessenen Schutz vor Diskriminierung zu erhalten.

 

Die VITA 34 Gruppe hat eine interne Meldestelle bei VITA 34 für VITA 34 eingerichtet. Wo es das lokale Recht erfordert, werden separate interne Meldestellen für die VITA 34-Tochtergesellschaften mit mindestens 50 Mitarbeitern eingerichtet.

 

VITA 34 legt großen Wert auf Compliance und die Bekämpfung von Korruption und Fehl-verhalten im Unternehmen.

 

  1. Meldestellen und Reihenfolge der Nutzung

Bei der Wahl des Meldeweges kann der Hinweisgeber selbst entscheiden, ob er anonym bleiben oder persönliche Angaben machen möchte. Es steht ihm frei, eine interne oder externe Meldestelle zu wählen. Auch bei der Kontaktaufnahme mit der internen Meldestelle ist die Vertraulichkeit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet.

 

  1. Kontaktaufnahme mit der internen Meldestelle und Besetzung

Die interne Meldestelle ist mit Mitarbeitern besetzt, die über das entsprechende Fachwissen verfügen. Die entsprechenden Meldewege sind auf der Website, im Intranet (sofern vorhanden) oder in einer anderen, allen Mitarbeitern zugänglichen Form zu finden.

Folgende Meldekanäle sind verfügbar:

Digital: Für interne Meldungen ist das digitale Meldesystem installiert, zu dem alle Mitarbeiter Zugang haben. Das System stellt sicher, dass die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet ist, dass er technisch nicht zurückverfolgt werden kann und dass alle Sicherheitsanforderungen erfüllt werden.

Darüber hinaus werden Meldekanäle per E-Mail und per Post angeboten.

Auf Wunsch des Hinweisgebers besteht auch die Möglichkeit eines digitalen oder persönlichen Austauschs mit den Verantwortlichen der internen Meldestelle.

Nur die benannten Personen haben Zugang zur internen Meldestelle. 

Die interne Meldestelle soll dem Whistleblower helfen und den gemeldeten Verstoß abstellen.

 

  1. Externe Meldestellen in Deutschland

Das Bundesamt für Justiz (BfJ) fungiert als zentrale externe Meldestelle. Darüber hinaus gibt es weitere externe Meldestellen bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungs-aufsicht (BaFin) und dem Bundeskartellamt. Weitere Informationen zu den Aufgaben der externen Meldestellen finden Sie unter den folgenden Links:

BfJ:

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

 

BaFin:

https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html

 

Bundeskartellamt:

https://www.bundeskartellamt.de/DE/Kartellverbot/Hinweise_auf_Verstoesse/Hinweise_node.html

 

  1. Externe Meldestellen in den anderen Ländern

Informationen über die externen Meldestellen und ihre Zuständigkeiten in den anderen Ländern werden vor Ort auf der Website, im Intranet, sofern vorhanden, oder in einer an-deren für alle Mitarbeiter zugänglichen Form veröffentlicht.

 

5 Umfang des Schutzes für den Whistleblower

Geschützt sind Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld Informationen über Verstöße erhalten haben. Dazu gehören Arbeitnehmer, Selbstständige, Organmitglieder und auch Dritte, die den Hinweisgeber unterstützen oder mit ihm in Kontakt stehen und im beruflichen Kontext Repressalien erlitten haben. Be-richte über privates Fehlverhalten sind nicht geschützt.

Die vorgenannten Personen sind vor Repressalien geschützt.

Dazu gehören alle diskriminierenden Handlungen oder Unterlassungen, wie z. B. die Be-endigung des Arbeitsverhältnisses oder Disziplinarmaßnahmen (z. B. Abmahnung, Ver-weigerung der Beförderung).

 

  1. Geschützte Informationen Fakten

Die folgenden gemeldeten Verstöße sind geschützt:

  • Straftaten wie Betrug, Diebstahl/Unterschlagung, Verstöße gegen das Betäubungsmittelgesetz, Körperverletzung, körperliche Misshandlung, Korruption, Sexual-delikte, Untreue;
  • bußgeldpflichtige Verstöße, wie Verstöße gegen Arbeitsschutzgesetze, Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, die dem Schutz der Arbeitnehmer dienen;
  • Verstöße gegen den Datenschutz;
  • Spezifikationen zur Produktsicherheit und -konformität, insbesondere zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards für Organe und Substanzen menschlichen Ursprungs wie Nabelschnurblut oder Nabelschnurgewebe.

 

Weitere Verstöße, für die Informationen zur Verfügung gestellt werden können, finden sich in der Liste in Art. 2 (1) der EU-Richtlinie 2019/1937 und den nationalen Anforderungen.

 

  1. Schutz der Daten

Bei der Entgegennahme und Bearbeitung von nicht anonymen Meldungen werden personenbezogene Daten von der internen Meldestelle erhoben, verarbeitet und gespeichert. Dabei handelt die interne Meldestelle unabhängig und weisungsfrei als „verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts“. Die interne Meldestelle ist verpflichtet, alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

 

  1. Durchführung des Meldeverfahrens

Nach Erhalt der Meldung:

  • die Meldestelle bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen;
  • die Meldestelle prüft, ob es sich um einen relevanten und rechtlich geschützten Verstoß handelt;
  • falls erforderlich, holt die Meldestelle weitere sachdienliche Informationen von dem Hinweisgeber ein;
  • die Meldestelle informiert den Whistleblower bei nicht anonymen Meldungen über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten.

 

Als Maßnahme kann die Meldestelle:

  • eine interne Untersuchung durch die zuständige interne Abteilung einleiten und durchführen lassen;
  • den Whistleblower an eine andere zuständige Stelle verweisen;
  • das Verfahren an eine zuständige Behörde abzugeben.

 

Das Verfahren ist abgeschlossen:

  • durch Rückmeldung über geplante und ergriffene Maßnahmen sowie die Gründe dafür, spätestens drei Monate nach Erhalt der Meldung oder spätestens drei Monate und sieben Tage nach Erhalt der Meldung;
  • ohne Rückmeldung, wenn dies die Untersuchung oder die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, gefährden würde.

 

Die Dokumentation wird in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, es sei denn, eine längerfristige Aufbewahrung ist aufgrund der Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie, damit zusammenhängender nationaler Anforderungen oder an-derer gesetzlicher Regelungen erforderlich und verhältnismäßig.

 

 

 

* Die in diesem Text verwendeten generischen männlichen Bezeichnungen dienen ausschließlich der besseren Lesbarkeit. Sie schließen ausdrücklich alle geschlechtlichen Identitäten in einer geschlechtsneutralen und nicht wertenden Weise ein. Es ist keine Beleidigung oder Sexismus beabsichtigt.